Инвентаризация оргтехники

В каждой компании существует необходимость инвентаризации имущества. Офисное оборудование должно сохраняться, а его пропажа или хищение будут расследоваться по закону. Также правильно выполненная инвентаризация позволяет компании постоянно следить за своей оргтехникой, ее состоянием и сроками профилактики. Существует физический и программный учет техники в офисе.

Физический учет и запись серийных номеров для инвентаризации

Каждый принтер, копир, сканер и факс имеет свой серийный номер. Он прописан в документах, а также присутствует на корпусе оборудования на специальной наклейке. Серийные номера есть у важных съемных частей устройств, таких как картридж лазерного принтера или копира. Все номера необходимо записать в инвентаризационную книгу.

Полученную информацию можно использовать следующим образом:

• периодически проводить осмотр техники для убеждения в отсутствии похищений и пропажи;
• по дате инвентаризации смотреть на возраст картриджей и определять необходимость их замены;
• предоставлять серийные номера и прочую индивидуальную информацию для расследования хищений;
• управлять запасами оргтехники, распределяя оборудование по разным офисам компании, различным отделам и командам.

Также инвентаризационный процесс подразумевает назначение сотрудника, ответственного за определенную группу оргтехники. Этот способ учета офисной техники стар, но весьма эффективен. Он позволяет с гарантией сохранить информацию и быстро расследовать все неприятные происшествия. Вместе с записями по учету техники следует хранить и серийные документы оборудования.

Программная инвентаризация оргтехники – современное решение

В последнее время многие предприятия используют программные методы инвентаризации оргтехники. Применение специального сетевого программного обеспечения позволяет в реальном времени следить за аппаратурой, вовремя заказывать сервисное обслуживание оргтехники. Создание продуманной сети, в которую включено все офисное оборудование, дает такие преимущества:

• полный постоянный контроль техники, который может быть реализован в автоматическом режиме;
• наличие расширенных возможностей управления оргтехникой с любого компьютера сети;
• распределение прав доступа с каждого компьютера к определенным средствам офисного оборудования;
• формирование автоматизированной системы отчетов и напоминаний о сервисном обслуживании.

С такими возможностями компании удастся исключить возможность несанкционированного отключения принтеров и копиров от сети. Также обслуживание и ремонт принтеров будет происходить оперативно, ведь вы будете помнить о необходимости заправки. Сетевые программы позволяют использовать различные счетчики и диагностические средства для мониторинга оргтехники.

Удачное обслуживание офисного оборудования в исполнении профессионалов

Создав удовлетворяющие вас системы инвентаризации, нужно позаботиться о том, чтобы все принтеры, копиры и факсы работали эффективно. Для этого обращайтесь в профессиональную компанию «АРН Групп», которая предлагает ремонт, обслуживание и профилактические работы с офисным оборудованием. Узнать подробности и вызвать специалиста в ваш офис можно по телефону +7 (495) 109-03-53.