В каждой компании существует необходимость инвентаризации имущества. Офисное оборудование должно сохраняться, а его пропажа или хищение будут расследоваться по закону. Также правильно выполненная инвентаризация позволяет компании постоянно следить за своей оргтехникой, ее состоянием и сроками профилактики. Существует физический и программный учет техники в офисе.
Физический учет и запись серийных номеров для инвентаризации
Каждый принтер, копир, сканер и факс имеет свой серийный номер. Он прописан в документах, а также присутствует на корпусе оборудования на специальной наклейке. Серийные номера есть у важных съемных частей устройств, таких как картридж лазерного принтера или копира. Все номера необходимо записать в инвентаризационную книгу.
Полученную информацию можно использовать следующим образом:
- периодически проводить осмотр техники для убеждения в отсутствии похищений и пропажи;
- по дате инвентаризации смотреть на возраст картриджей и определять необходимость их замены;
- предоставлять серийные номера и прочую индивидуальную информацию для расследования хищений;
- управлять запасами оргтехники, распределяя оборудование по разным офисам компании, различным отделам и командам.
Также инвентаризационный процесс подразумевает назначение сотрудника, ответственного за определенную группу оргтехники. Этот способ учета офисной техники стар, но весьма эффективен. Он позволяет с гарантией сохранить информацию и быстро расследовать все неприятные происшествия. Вместе с записями по учету техники следует хранить и серийные документы оборудования.
Программная инвентаризация оргтехники – современное решение
В последнее время многие предприятия используют программные методы инвентаризации оргтехники. Применение специального сетевого программного обеспечения позволяет в реальном времени следить за аппаратурой, вовремя заказывать сервисное обслуживание оргтехники. Создание продуманной сети, в которую включено все офисное оборудование, дает такие преимущества:
- полный постоянный контроль техники, который может быть реализован в автоматическом режиме;
- наличие расширенных возможностей управления оргтехникой с любого компьютера сети;
- распределение прав доступа с каждого компьютера к определенным средствам офисного оборудования;
- формирование автоматизированной системы отчетов и напоминаний о сервисном обслуживании.
С такими возможностями компании удастся исключить возможность несанкционированного отключения принтеров и копиров от сети. Также обслуживание и ремонт принтеров будет происходить оперативно, ведь вы будете помнить о необходимости заправки. Сетевые программы позволяют использовать различные счетчики и диагностические средства для мониторинга оргтехники.
Удачное обслуживание офисного оборудования в исполнении профессионалов
Создав удовлетворяющие вас системы инвентаризации, нужно позаботиться о том, чтобы все принтеры, копиры и факсы работали эффективно. Для этого обращайтесь в профессиональную компанию ООО «АРН ГРУПП», которая предлагает ремонт, обслуживание и профилактические работы с офисным оборудованием. Узнать подробности и вызвать специалиста в ваш офис можно по телефону +7 (495) 109-03-53.
Информацию о ремонте МФУ читайте в соответствующих разделах на сайте:
Оставляйте заявку на сайте или звоните в нашу мастерскую оргтехники ООО «АРН ГРУПП» +7(495)109-03-53.
